Как оптимизация техотдела онлайн-школы повысила ежемесячную прибыль на 200 тысяч рублей

Если вы руководитель онлайн-школы или продюсер, то могли столкнуться с ситуацией, когда запуски не идут по плану, когда в регистрациях происходят сбои, рассылки уходят с ошибками, а технические трудности мешают вашему бизнесу расти. Вы платите за эти ошибки, но не можете понять, где именно теряются деньги.

Что если я скажу, что проблема может крыться в техотделе, а правильно настроенные в нем процессы могут не только избавить от этих проблем, но и сэкономить миллионы?

В этой статье мы разберем кейс онлайн-школы «Докстарклаб» и увидим, как правильная оптимизация процессов позволила сэкономить 2 млн и повысить ежемесячную прибыль на 10-15%.

Всем привет, я Анастасия Сайфулина, основатель агентства «Мастерская тех. настроек».

Когда я начала работать с техотделом «Докстарклаба», я выявила целый ряд слабых мест, которые напрямую влияли на эффективность работы и вызывали перерасход бюджета. Вот основные из них:

• Систематические срывы дедлайнов и ошибки в настройках. Был выявлен сотрудник, который совершал постоянные ошибки и срывал дедлайны.

• Недостаток инструкций и регламентов для работы как техотдела, так и других сотрудников компании.

• Нерациональная нагрузка на руководителя. Он был перегружен и не мог сосредоточиться на стратегическом планировании.

• Нехватка четкой мотивации и контроля. KPI не был адаптирован под специфику работы каждого сотрудника. В школе не было даже четкой отчетности и системных планерок.

Эти проблемы повышали затраты, сильно снижали мотивацию сотрудников и общую производительность техотдела. «Докстарклаб» терял деньги.

После анализа проекта я предложила ряд изменений, которые могли бы значительно улучшить работу проекта. Мы не сокращали расходы, а выстроили систему для улучшения каждого аспекта работы отдела в несколько шагов.

Когда мы говорим об оптимизации, мы не имеем в виду просто «сократить расходы». Речь идет о выстраивании четкой структуры, внедрении современных инструментов и автоматизации процессов.

Именно грамотная организация процессов, создание систем и внедрение автоматизации помогают проектам увеличивать свою прибыль, не увеличивая количество рабочих часов.

Когда сотрудники знают свои задачи и четко выполняют их в срок, когда процессы автоматизированы и работа становится предсказуемой, появляется свободное время для стратегического роста. Вы начинаете работать не только над исправлением ошибок, но и над новым контентом, улучшением маркетинга и привлечением новых студентов.

Если вы думаете, что можно просто сэкономить пару тысяч рублей, урезав зарплату или сократив персонал, — подумайте еще раз. Выстроенный техотдел не только экономит, но и генерирует прибыль. Этот подход стоит гораздо больше, чем экономия на краткосрочных затратах.

Итак, что я сделала:

1. Провела SWOT-анализ руководителя,

2. Составила майнд-карту проекта,

3. Перераспредилила задачи между сотрудниками отдела,

4. Поставила четкие и ясные KPI для сотрудников,

5. Заменила сотрудника, который саботировал задачи, на двух новых.

Я начала с анализа сильных и слабых сторон руководителя.

Выяснилось, что управленческих навыков было недостаточно для эффективного контроля за командой, а перегрузка рутинными задачами мешала стратегическому управлению.

Позже руководитель перестал заниматься рутинными задачами и стал больше времени уделять стратегическим вопросам.

Я визуализировала все процессы проекта, выделив ключевые проблемы и пути их решения. Это позволило нам понять, где именно необходимо внести изменения.

Мы распределили задачи внутри команды в соответствии с сильными сторонами каждого сотрудника.

Руководитель сосредоточился на стратегических задачах. Старшие специалисты теперь занимались более сложными задачами, такими как настройка воронок и сервисов, а менее опытные сотрудники взяли на себя рутинные операции.

Это позволило повысить эффективность работы и снизить затраты на найм новых сотрудников, так как перераспределение задач дало возможность использовать внутренние ресурсы рациональнее.

Часть рутинных задач при этом была автоматизирована, чтобы снизить нагрузку.

Было:

Стало:

Чтобы исключить системные ошибки и срывы дедлайнов, руководитель уволил слабого сотрудника, который провалил испытательный срок.

Его сменили два технических специалиста, которые не превысили фонд оплаты труда (ФОТ) отдела, но достойно показали себя с первой недели работы. Они идеально вписались в команду и начали работать на результат.

После этих изменений «Докстарклаб» стал работать как часы.

Она позволила значительно сократить расходы на переработки, исправления и неэффективную работу. Техотдел стал работать быстрее и с меньшими ошибками, появилось время для новых проектов.

Это не просто экономия — это основа для роста, стабильности и долгосрочного успеха.

Все это выглядит как магия, правда? Но это реальность: оптимизация техотдела — это не просто способ снизить затраты, а целая стратегия, которая позволяет вывести проект на новый уровень.

Грамотно построенный техотдел — это не просто отсутствие ошибок, это актив, который способствует росту. Но как именно выстроить эти процессы? Важно понимать, что каждый элемент техотдела, начиная от распределения задач до автоматизации, должен работать в гармонии.

1. Четкая структура и ответственность. Один из самых первых шагов — это четкое определение зон ответственности. Без ясной структуры каждый сотрудник будет ощущать себя потерянным, что приведет к путанице, а как следствие, и к ошибкам. Мы внедрили систему, где каждый знал, за что отвечает, и это сразу же улучшило продуктивность.

2. Процесс автоматизации. Без автоматизации ваш техотдел будет уставать и тратить драгоценное время на рутинные задачи, такие как обработка данных, регистрация пользователей, отправка сообщений. Это — пустая трата ресурсов. Внедрение GetCourse позволило нам автоматизировать все, что можно: от рассылок до регистрации студентов. Это сэкономило огромное количество времени и денег.

3. Обратная связь и контроль. Важно, чтобы процесс работы не был односторонним. Мы установили еженедельные планерки, где обсуждали проблемы, возникшие в процессе работы, и искали пути их решения. Планерки улучшили контроль и повысили уровень вовлеченности сотрудников.

4. Использование внутренних ресурсов. Важнейшим моментом стало перераспределение задач в соответствии с сильными сторонами каждого сотрудника. Использование внутренних ресурсов вместо того, чтобы постоянно искать новые кадры, позволило эффективно использовать команду и сократить затраты на найм.

Что важно вынести из этого кейса? Да, проблемы с техотделом могут стать основным тормозом для развития. Но когда вы оптимизируете процессы, вы не только устраняете эти проблемы — вы создаете систему, которая будет работать на ваш бизнес в долгосрочной перспективе.

1. Мотивация сотрудников — это не только денежные бонусы. Нематериальная мотивация, регулярные планерки и персонализированные KPI позволили повысить производительность без увеличения ФОТ.

2. Проблемы с регистрациями и рассылками — это не просто неудобства, а реальные потери денег. Каждый сбой — это упущенная прибыль, а правильные процессы позволяют избежать этих потерь.

3. Перераспределение задач и правильная нагрузка на сотрудников — это не только про уменьшение нагрузки, но и про повышение их вовлеченности и мотивации.

   
   

Почему стоить инвестировать в систематизацию техотдела?

Когда ваши процессы работают четко, когда задачи выполняются без сбоев, когда все сотрудники понимают свои обязанности и имеют мотивацию их выполнять, техотдел становится вашим ключом к успеху.

Это инвестиция в стабильность и долгосрочный рост. Инвестировать в выстраивание системных процессов — это значит инвестировать в развитие вашего бизнеса.

Подумайте: если ваши запуски не идут по плану, если у вас постоянно возникают технические сбои, то это именно тот момент, когда стоит задуматься о систематизации работы техотдела. Устранение этих проблем и повышение производительности позволит вам сэкономить затраты и увеличить прибыль.

А что если я скажу, что это всё можно исправить без огромных затрат? Что вы можете начать с малого, но уже через месяц увидеть результаты? Ответ на этот вопрос не так сложен, как может показаться на первый взгляд.

Если ваш техотдел не приносит вам прибыль, а только создаёт проблемы — значит, пора действовать. Оптимизация не только снижает затраты, но и повышает эффективность работы, создавая возможности для роста.

18 февраля 2025 года