Процессы: как автоматизировать работу в аккаунте

Процессы — инструмент визуального программирования на платформе GetCourse. Задайте сценарий взаимодействия с объектом (пользователем, заказом или покупкой) и настройте действия, которые хотите выполнить над ними в процессе. После этого запустите процесс, и он будет работать и выполнять поставленные задачи автоматически без вашего участия.

Используйте процессы, чтобы организовать схему обработки заказов менеджерами, ставить задачи сотрудникам, строить воронки продаж, чат-боты, делать автосписания по подписке, выдавать скидку ученикам на день рождения и многое другое.

Создавать и настраивать процессы могут:

• владелец аккаунта,
• администраторы.

Процесс всегда создается для объекта. Объектом может быть:

• пользователь,
• заказ,
• покупка,
• звонок.

По каждому объекту, который попадает в процесс, формируется задача.

Задача — это цепочка действий, которые должны быть выполнены по процессу.

Работать с задачами могут:

• владелец аккаунта,
• администратор,
• сотрудник-менеджер,
• сотрудник с правом «Может работать с задачами».

Задача может выполняться автоматически либо требовать действий со стороны сотрудников-менеджеров. Например, менеджер должен взять задачу себе в работу и позвонить клиенту.

Подробнее об этом вы можете узнать в статье → «Работа менеджера в аккаунте».

В истории выполнения задачи вы сможете отследить, какие действия и с каким результатом были выполнены над объектом.

Процессы находятся в разделе «CRM — Процессы»:

В этом разделе вы увидите полный список созданных процессов или только активные и незапущенные.

Чтобы найти процесс в списке, введите его название или ID в соответствующие поля.

Также можно отсортировать процессы, которым были присвоены теги.

Перейдите в раздел «CRM — Процессы» и нажмите «Создать процесс».

На открывшейся странице вы можете:

1. Указать название процесса.
2. Добавить описание работы (необязательно).
3. Выбрать тип объекта, по которому будут создаваться задачи: пользователи, заказы, покупки или звонки. После создания процесса тип объекта изменить нельзя.
4. Отключить добавление исполнителей и супервайзеров.
5. Выбрать шаблон, по которому будет создан процесс (необязательно).

После создания процесса вы попадете на страницу редактирования, где предусмотрены следующие вкладки:

• Общее — для изменения основных настроек процесса.
• Процесс — страница-конструктор, где формируется логика работы процесса.
• Переменные — для создания дополнительных полей в задаче.
• Задачи — сводная таблица со всеми задачами по данному процессу.
• Статистика — информация по задачам процесса в разрезе по менеджеру, дате создания и текущему статусу.

Сразу после создания процесса вы попадаете на вкладку «Общее», где можно задать основные настройки для процесса:

1. Название.
2. Описание.
3. Тип объекта, по которому будут создаваться задачи (не меняется после создания процесса).
4. Суть задачи.
5. Автоматическое назначение задач на персонального менеджера пользователя для процессов по объектам «Пользователи», «Покупки» и «Звонки». Для процессов по объекту «Заказы» доступен дополнительный вариант — задачу можно назначить на менеджера заказа. Процесс распределения задач подробно описан в другой статье.
6. Приоритет и нормальное время реакции для сортировки задач в общем списке у менеджера.
7. Отображение задач в разделе «Входящие».
8. Исполнители и супервайзеры для работы с задачами.
9. Одобрение процесса.
10. Тип запуска процесса.
11. Входное условие — по нему будут автоматически создаваться задачи после запуска процесса.
12. Прогноз времени на генерацию задач.
13. Запуск процесса или перезапуск (т. е. отключение создания новых задач в процессе).
14. Выполнение действия над процессом (сохранить, скопировать, удалить).

В процессе по объекту «Заказы» на вкладке «Общее» есть дополнительные настройки для распределения задач по менеджерам.

После указания общих настроек для процесса необходимо сформировать логику его работы на вкладке «Процесс».

На вкладке «Процесс» происходит основная работа с процессом, где вы можете построить сценарий, по которому будет работать процесс, и протестировать его.

Рассмотрим основные возможности:

1. Добавить блок
2. Поиск
3. Счетчики
4. Нормализовать
5. Тестировать
6. Является шаблоном
7. Показать пустые выходы
8. Панель быстрых действий

Используйте режим «Перемещение» для выделения определенных блоков, чтобы затем перенести их, удалить или копировать. Режим включен в процессе по умолчанию. Если он был переключен на инструмент «Рука», в него можно вернуться следующими способами:

• нажав на стрелку на панели быстрых действий,
• нажав клавишу V.

Чтобы выделить блок или несколько блоков, в режиме перемещения зажмите Shift и выберите нужные блоки щелчком мышки.

Чтобы быстро выделить большое количество блоков, используйте инструмент «Лассо». Для этого зажмите левую кнопку мыши и выделите нужную область.

Для перетаскивания полотна процесса используйте инструмент «Рука». Его можно включить следующими способами:

• выбрать на панели быстрых действий,
• нажать клавишу H,
• зажать пробел.

Помимо перечисленных инструментов для быстрой работы вы можете использовать горячие клавиши:

• V — переключение на режим «Перемещение»
• H или зажатый пробел — переключение на инструмент «Рука»
• Ctrl+колесико мыши — изменение масштаба
• Shift+колесико мыши — перемещение полотна по горизонтали
• Ctrl+A — выделение всех блоков процесса
• Delete — удаление выделенных блоков (fn+backspace для MacBook)
• зажатый Shift+левая кнопка мыши — выделение блока (в режиме «Перемещение»)

На вкладке «Переменные» в процессе создаются дополнительные поля для задач. Функционал аналогичен дополнительным полям.

Дополнительные поля могут быть использованы менеджером при обработке задач. Подробнее об этом в статье → «Как использовать вкладку „Переменные“ в процессе».

На вкладке «Задачи» можно добавить новую задачу по кнопке «Поставить задачу» (3).

Здесь же в сводной таблице можно увидеть все задачи, созданные по процессу (1), и отсортировать их по различным параметрам (2).

Перед запуском процесса следует выбрать тип его запуска (1) и задать входной сегмент, по которому будут создаваться задачи (2).

Для типов запуска «Единоразово после запуска» и «Периодическая проверка» отобразится прогноз времени, которое потребуется на генерацию задач в процессе.

После этого для начала работы процесса нужно нажать кнопку «Запустить».

Когда процесс запущен, на вкладке «Общее» отображается:

• Предупреждение о запуске процесса. При этом задачи формируются автоматически.
• Дата и время последнего запуска процесса. При новых запусках обновление информации о дате и времени занимает до 5 минут.

Дополнительно вы можете включить опцию «Процессы должны проходить одобрение перед стартом».

Опция позволяет контролировать запуск процессов с помощью ответственных администраторов и ограничивать возможность изменять работающие процессы. Подробнее об этом читайте в статье → «Как контролировать запуск и изменения в процессах».

Есть 3 способа создать задачи по процессу:

1. Вручную:
   • по одному объекту в карточке пользователя по кнопке «Действия — Запустить процесс» или в карточке справа, а также внутри процесса на вкладке «Задачи»;
   • массово по кнопке «Действия — Запустить процесс» в разделе «Пользователи».

2. Автоматически:
   
   • единоразово,
   • периодически.

3. При наступлении определенного события:
   • при отправке формы;
   • при переходе на страницу с блоком «Действие с пользователем»;
   • при подключении Telegram-бота или при получении сообщения от пользователя, содержащее ключевое слово;
   • при получении определенного сообщения (команды) в сообщество Вконтакте;
   • при отправке формы на ВК-странице с помощью действия «Запустить процесс».

При переходе на вкладку «Статистика» в процессе вы попадете в раздел «CRM — Статистика» с предустановленным фильтром по данному процессу (рис.1).

В этом разделе вы можете отфильтровать задачи по определенному менеджеру или процессу (рис.2). А также посмотреть статистику задач в разрезах по дате создания, менеджеру и текущему статусу задач.

Включить дополнительные фильтры по статусу задачи можно, кликнув на нужный статус задачи под графиком (рис.3).

Передать задачи одного менеджера другому можно в разделе «CRM — Статистика» на вкладке «Изменить ответственного».

Отфильтруйте задачи по менеджеру и статусу и нажмите кнопку «Выбрать» (1). Далее можно как сбросить менеджера выбранных задач, так и задать для них определенного менеджера из списка (2).

Все процессы автоматически проверяются на наличие критичных ошибок, которые приводят к повышенной нагрузке на систему и замедлению работы аккаунта.

Такие процессы могут получить один из следующих статусов:

⚠️ Ошибка в процессе
❌ Процесс забанен

Что означают данные статусы, и как исправить найденные ошибки, подробно описано в другой статье нашего блога ➡ «Зацикленность — ошибка при построении процесса».

Для автоматизации работы в своем аккаунте вы можете воспользоваться готовыми примерами использования процессов:

• Как настроить уведомления сотрудников через процесс
• Как выдавать автоматическую скидку в день рождения
• Как автоматизировать работу с заказами
• Как напомнить пользователям, что срок действия их покупки скоро заканчивается
• Процесс для автовебинара
• Настройка процесса для рекуррентных платежей
• Как сделать подписку, в которой первая неделя стоит 1 рубль, а дальше оплачивается полная цена
• Как передать партнёру данные о его реферале
• Беспроцентная рассрочка через GetCourse
• Как автоматически напомнить ученику о необходимости сдать задание в уроке
• Как конвертировать баллы по шкале достижений в бонусные рубли или монеты

Если у вас возникнут вопросы по использованию процессов, направьте нам обращение в бесплатную техподдержку через форму обратной связи. В сообщении опишите свою ситуацию, приложите поясняющие скриншоты и ссылки на примеры объектов (например, на задачу или пользователя), с которыми связан вопрос. Эта информация поможет нам быстрее разобраться в вашей ситуации и дать рекомендации по решению. Если этого не сделать, то мы сами будем запрашивать необходимую информацию. Просим отнестись к этому с пониманием и проявить содействие для скорого решения вопроса. Также не рекомендуется вносить изменения в процессе или удалять блоки после обращения в поддержку. Это затрудняет анализ и может увеличить время ответа.

Если вы придумали свой процесс, но вам нужна персональная помощь технического специалиста в подборе блоков или настройке правильной логики процесса, воспользуйтесь услугой платной консультации. Настройки в аккаунте при этом будут выполняться вами самостоятельно.

Если хотите, чтобы наши специалисты настроили процесс под вашу задачу, воспользуйтесь услугой по настройке процессов.

А если хотите пройти обучение, чтобы строить процессы любой сложности, запишитесь на наш платный курс по процессам.