Как назначить сотрудника менеджером для работы с заказами

Менеджер — это сотрудник, который может работать с пользователями, обрабатывать их заказы и выполнять задачи в аккаунте.

В этой статье рассмотрим, как назначить сотрудника менеджером для дальнейшей работы. Если вы хотите подробно ознакомиться с возможностями менеджера, читайте статью «Работа менеджера в аккаунте».

Назначить сотрудника менеджером могут владелец аккаунта и администраторы. Для этого есть несколько способов:

• через карточку сотрудника,
• через раздел «Пользователи»,
• через раздел «Партнерская программа».

Менеджеров, которые работают с продажами в аккаунте, можно закреплять в заказах клиентов. Например, чтобы видеть, кто из сотрудников является ответственным за заказ, или чтобы начислить менеджеру комиссию после оплаты заказа.

Закрепить менеджера за заказом можно следующими способами:

• Вручную в карточке заказа
• Массовым действием по сегменту заказов
• Автоматически через процесс
• При создании заказа через форму

Администратор и менеджер могут самостоятельно закреплять себя или другого сотрудника за заказом, чтобы продолжить с ним работу.

Для этого:

1. Зайдите в карточку заказа.
2. В поле «Менеджер» нажмите на «Не выбран».
3. Выберите нужного менеджера из выпадающего списка.
4. Нажмите «Сохранить».

Если потребуется изменить назначенного менеджера в заказе или убрать его вовсе, проделайте аналогичные действия, нажав на сотрудника в поле «Менеджер».

Администратор может назначить или сбросить менеджеров в заказах из определенного сегмента.

Для этого:

1. В разделе «Заказы» нажмите на «Новая выборка».
2. Составьте сегмент заказов.
3. Нажмите на кнопку «Действия».
4. Выберите «Назначить менеджера в заказе».
5. Укажите подходящий метод.
6. Нажмите «Запустить».

Чтобы настроить автоматическое распределение заказов между менеджерами, создайте процесс по объекту «Заказы» и используйте в нем операцию «Назначить менеджера в заказе».

В настройках данной операции есть несколько методов:

• Сбросить менеджера в заказе
• Назначить определенного менеджера
• Назначить случайного менеджера

Опция «Поддерживать равное количество актуальных заказов среди менеджеров» позволяет распределять заказы по выбранным сотрудникам с учётом уже имеющихся у них заказов.

Опция «Распределить только между теми, кто онлайн» позволяет учесть отсутствие сотрудника за рабочим местом (онлайн) на момент выполнения операции и не назначать этого сотрудника в заказе в качестве менеджера.

Эта опция полезна в случае, когда заказы требуют оперативной обработки сотрудниками, но часть из них отсутствует по различным причинам, например, отпуск, больничный и так далее.

Порядок равного распределения заказов:

• Перед каждым новым назначением учитывается текущее количество только актуальных заказов, в которых назначен конкретный менеджер. В их число не входят заказы со статусом «Завершён», «Отменён», а также не учитываются заказы с нулевой стоимостью. То есть перед выполнением очередного действия происходит пересчёт количества всех актуальных заказов у каждого из выбранных менеджеров.

• Для поддержания равного количества заказов в первую очередь будет назначаться тот менеджер, у которого на текущий момент меньше всего заказов. Система будет назначать его в нескольких заказах подряд, пока количество актуальных заказов среди всех выбранных менеджеров не станет примерно одинаковым.

• Одновременно может выполняться несколько операций для распределения заказов. Например, несколько процессов и массовое действие по выборке в разделе «Заказы». В каждой из этих операций учитывается текущее количество актуальных заказов у каждого менеджера. Таким образом, если в ходе одного из процессов было выполнено назначение менеджера в заказе, то во всех других процессах также будет учтено, что количество заказов у этого менеджера увеличилось.

Пример #2.

Необходимо распределить 100 отдельных заказов между четырьмя менеджерами. Цель задачи — каждый из менеджеров должен получить в работу одинаковое количество заказов из этих 100. Количество других актуальные заказов у каждого менеджера учитывать не требуется.

В такой ситуации распределение необходимо выполнять без включения опции «Поддерживать равное количество актуальных заказов среди менеджеров».

В этом случае при выполнении операции по каждому заказу происходит случайный выбор одного из указанных менеджеров. При каждом последующем назначении вероятность выбора для каждого менеджера одинаковая, так как нет никаких дополнительных условий/ограничений по текущему количеству заказов у каждого менеджера.

Таким образом, происходит распределение заказов на примерно равные части от общего количества — по 25 каждому менеджеру (возможна незначительная погрешность).

Чтобы при создании заказа из формы в нём автоматически назначался определенный менеджер, добавьте обработчик формы «Настроить заказ» и укажите нужного менеджера.

Персональный менеджер — менеджер, закрепленный за определенным пользователем.

Рассмотрим подробнее:

• На что влияет назначение персонального менеджера
• Как назначить персонального менеджера
• Как сбросить персонального менеджера
• Как подключить автоматическое назначение персонального менеджера

1. Если за пользователем закреплен персональный менеджер, то он будет также автоматически закрепляться за новыми сообщениями пользователя в разделе «Входящие».

2. На персонального менеджера можно назначать все задачи по пользователю, за которым он закреплен. Для этого в процессе используйте опцию «Назначать задачу на персонального менеджера».

   
   

   В процессе по объекту «Заказы» используется другой параметр — «Распределять задачи на» — «Персонального менеджера».

   
   

   Подробную информацию о распределении задач вы можете прочитать в статье «Как назначить исполнителя задачи в процессе».

3. Персональному менеджеру можно настроить начисление отдельных комиссий по заказам в партнерской программе. Подробнее в статье «Как настроить комиссии для менеджеров».

Для этого используйте действие/операцию «Назначить персонального менеджера»:

• в карточке пользователя — если менеджера нужно назначить одному клиенту; второй способ назначить менеджера в карточке — указать его в поле «Персональный менеджер»;
• в разделе «Пользователи» — если менеджеров нужно назначить сегменту пользователей;
• в процессе — если менеджеров нужно назначать автоматически.

Далее выберите один из методов:

• сбросить персонального менеджера
• назначить определенного менеджера
• назначить случайного менеджера

По умолчанию система не учитывает, сколько уже пользователей закреплено за менеджером. Назначение происходит случайным образом. Поэтому может получиться так, что у одного менеджера больше пользователей, а у другого меньше.

Чтобы этого избежать и равномерно распределить пользователей по менеджерам, включите опцию «Поддерживать равное распределение среди менеджеров».

Если часть менеджеров отсутствует на рабочем месте, например, в связи с отпуском или больничным, дополнительно включите опцию «Распределить только между теми, кто онлайн».

В этом случае пользователи не будут закрепляться за теми сотрудниками, которые офлайн.

Сбросить персонального менеджера можно несколькими способами:

1. В профиле пользователя.
2. Массовым действием по сегменту в разделе «Пользователи».
3. Автоматически через процесс.

По запросу в техподдержку к аккаунту можно подключить возможность автоматического назначения персонального менеджера в следующих случаях:

• при первом ответе на обращение пользователя в разделе «Входящие»;
• при первом звонке пользователю (если в аккаунте подключена интеграция с телефонией).

При повторном звонке или ответе этому пользователю персональный менеджер уже не меняется.

1. Перейдите в раздел «Продажи» — «Партнерская программа»
2. Нажмите на нужного менеджера в списке.

На вкладке «Менеджер» вы можете указать:

• корпоративный почтовый ящик, с которого менеджер будет отправлять письма пользователям;

• имя отправителя, которое будет отображаться в письме от менеджера;

• добавочный номер телефона — можно подставлять в рассылки по пользователям с помощью переменной {personal_manager_phone}, подробнее в статье «Переменные в рассылках и на страницах сайта».

• подпись, которая будет подставляться в письма от менеджера.

Другие статьи по теме:

• Доска заказов: как организовать работу отдела продаж
• Доска задач для эффективной работы отдела продаж онлайн-школы